bpexcelencia.blogspot.com tem a função de trazer informação útil sobre as atividades dos setores regulados (farmacêutico alimentício e cosmético)
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através de artigos com abordagens estratégicas, comentários, tópicos de treinamentos, ferramentas e estudos de caso.
Assim como informações sobre a conduta e desenvolvimento das pessoas envolvidas neste segmento.

sábado, 6 de agosto de 2011

CONDUTAS EM AUDITORIAS


DIÁRIO DE BORDO: Auditorias para avaliação de sistemas aplicados à qualidade tornaram-se uma necessidade para as Boas Práticas dentro das indústrias das ciências da vida que são altamente reguladas. Muitas companhias desenvolveram procedimentos e códigos de conduta para auditores, porém não existe um consenso para o comportamento básico de um auditor. Os condutores de auditorias podem facilmente causar impactos às pessoas (e a eles mesmos), aos seus respectivos empregos e às suas respectivas reputações no mercado. Portanto, os auditores devem levar bastante a sério o que fazem e como fazem.

Um auditor, em seu exercício, representa um grupo, sua equipe de trabalho, e uma companhia. Um auditor é visto como os olhos e os ouvidos da organização que representa e toda a palavra que profere e movimento que faz refletem na empresa e nas pessoas o qual interage. Então, o que deve ser levado em consideração numa preparação, condução e acompanhamento de uma auditoria? Os seguintes elementos abaixo, se colocados em prática, normalmente deixam impressões positivas nos auditados em relação aos auditores e a empresa que representam:

Esteja preparado – Aprenda o quanto puder de antemão sobre a empresa que será auditada. Isto pode ser feito:

1. Lendo sobre a empresa no seu website;
2. Conversando com pessoas que conhecem a empresa;
3. Pesquisando na Internet se existe algo de interesse sobre a empresa (por exemplo: prêmios de qualidade ganhos, situação no mercado, ações legais, warning letters...), e;
4. Revendo auditorias anteriores se aplicáveis e disponíveis.

Permaneça focado – Desenvolva uma agenda que centralize a(s) razão(s) da auditoria (qualificação de fornecedor, investigação de desvio, acompanhamento de auditoria anterior...). A agenda é o primeiro documento que o auditado verá, e formará a opinião sobre o auditor. Portanto, é melhor ter uma agenda detalhada e específica no que se refere ao plano da auditoria. Isto:

1. Demonstra a compreensão que o auditor tem sobre o que a empresa auditada representa para a empresa do auditor;
2. Indica que não existe uma agenda oculta por parte do auditor, e
3. Estabelece as expectativas do auditor para com os preparativos da auditoria por parte do auditado.

Seja Oportuno – Se possível envie a agenda de auditoria com duas semanas de antecedência. Com a agenda em mãos o auditado:
1. Reúne informação correta e completa para a auditoria;
2. Identifica e escala as pessoas apropriadas para responder as informações solicitadas durante a auditoria, e
3. Pode prever o tempo exato para fornecer a informação durante a auditoria.

Vista-se apropriadamente – Embora muitas companhias apresentam um código mais casual com relação à vestimenta o auditor deve sempre usar terno e gravata em sinal de respeito e profissionalismo mesmo nos dias de hoje onde os ambientes de trabalho tornaram-se menos formais.

Evite surpresas – O número de pessoas que participarão como auditorias devem ser comunicadas ao auditado com a maior antecedência possível. Mesmo no caso em que o número de pessoas mudarem no último momento, é responsabilidade de quem conduz a auditoria avisar o auditado. Qualquer coisa menos que isso é visto como não profissional.

Seja sensível – Reconheça o fato que auditorias são estressantes e competem com a rotina de trabalho dos auditados. Portanto, esteja consciente desta disponibilidade limitada dos auditados e prepare previamente as questões que irá fazer para minimizar o tempo das entrevistas e seja flexível para mudar a ordem dos assuntos e dos locais a serem visitados.

Seja compreensível – questões complexas, sobreposição de vários temas e visões diferentes podem levar a mal-entendidos e problemas de comunicação entre os auditados e os auditores, portanto é de bom alvitre dividir as responsabilidades de prováveis divergências.

Seja justo – Geralmente a entidade auditada sempre leva a culpa, mesmo que a falha não seja inteiramente dela. Levando em consideração todos os lados e ouvindo todas as partes envolvidas, o auditor posiciona-se melhor para identificar a causa raiz do problema e conseqüentemente pode ajudar a empresa que representa a resolver ou atenuar as questões, não importando de quem é a culpa.

Conheça o que faz – Conheça as regras, os regulamentos, as normas das atividades que esteja auditando e como são aplicadas operacionalmente, sabendo reconhecer uma conformidade ou não.
Mantenha a mente aberta – No caso de se deparar com uma abordagem diferente do convencional ou das suas expectativas, isto não significa que esteja diante de uma não-conformidade. Diante disso deve determinar se a medida a dotada pelo auditado pode ou não resultar em problemas em potencial na integridade dos dados.

Seja educado e discreto – Este ponto é essencial e, portanto, o uso da linguagem correta torna-se parte crítica na condução de uma auditoria. Não se intrometer em discussões internas da entidade auditada, não proferir acusações ou revidar argumentações e apresentar falta de paciência. Em vez disso, incluir o seu ponto de vista e uma explicação, juntamente com o posicionamento do auditado, no relatório de auditoria e deixar para a empresa que representa como será operacionalizada a questão.

Não abuse da autoridade – O auditor é encarado como uma autoridade, principalmente quando representa uma autoridade regulatória, e este “poder” não deve ser mal utilizado. O mau entendimento de um auditor pode levar a uma penalidade indevida ao auditado e isto deve ser evitado.

Esteja aberto – Apontamentos e observações verificadas numa auditoria devem ser discutidos com o auditado no decorrer da auditoria. Não deixar para a reunião de encerramento, ou pior ainda, mencionar apenas no relatório que o auditado tenha que responder.

Mantenha a transparência – Manter a transparência por toda a auditoria abre oportunidades para ser apresentada documentação adicional, prestar esclarecimentos e recolher evidências complementares antes do final da auditoria. Evita a sensação do auditado se sentir enganado e dá uma idéia muito melhor sobre o que se está auditando.

Seja sensato – Ao contrário do que se pode parecer, observações mínimas ou nenhuma observação apontada, não reflete necessariamente falta de competência do auditor. Portanto, não tenha receio de sair de uma auditoria “sem resultados” onde não houve apontamentos a serem feitos. Além disso, deve haver uma clara diferença entre as recomendações (que refletem as expectativas e preferências do ponto de vista do auditor e ações por parte do auditado não são obrigatórias) e as observações que apontam desvios das normas e apresentam impacto potencial na qualidade do produto ou do(s) processo(s).

Baseie-se nos fatos – Ao escrever observações, forneça fatos e detalhes suficientes para fundamentar suas conclusões. Fique longe das ambigüidades e generalizações ao descrever um apontamento, pois é frustrante para o auditado receber declarações que tornam a questão parecer pior do que realmente é.

Seja empático e rápido – Assim como você espera que o auditado colabore para com a condução da auditoria no seu decorrer, e que este responda as ações corretivas no máximo dentro de trinta dias a partir da entrega do relatório, o auditado espera seu pronto “feedback” em relação aos resultados e apontamentos. Portanto, o relatório da auditoria deve ser enviado em tempo hábil e o status da auditoria deve ser anunciado já na reunião de encerramento, pois a celebração ou continuidade de contratos dependem muitas vezes dos resultados da auditoria.

Moral da estória: O auditor tem uma grande responsabilidade nas mãos. O maior reconhecimento que um auditor pode obter é escutar o auditado dizer: - Você foi justo apesar dos apontamentos das não-conformidades. Com este desfecho, todos ganham.

Texto baseado no artigo “GxP Audit Techniques & Etiquette” de Emma Barsky e Len Grunbaum, disponível em http://carl1anderson.wordpress.com/2011/05/29/gxp-audit-techniques-etiquette/ , consultado em 25.06.2011.