DIÁRIO DE BORDO: A auditoria praticada pelas agencias reguladoras nos setores ditos regulados apresenta-se como uma ferramenta não só de avaliação do nível da qualidade implantada, mas também como parâmetro de verificação do nível de controle do risco inerente aos processos e aos produtos. Portanto, listar os pontos críticos que devem ser checados antes de uma auditoria e estabelecer as ações necessárias com prazos estimados constitui-se numa atividade crucial da organização para o sucesso numa submissão a uma auditoria externa. Segue abaixo uma lista de verificação com algumas atividades importantes a serem realizadas antes da auditoria para que as coisas corram bem com uma estimativa do tempo hábil necessário para sua execução.
GERAL
•Informar todos os funcionários assim que a auditoria estiver oficializada (anunciar logo que se saiba da auditoria, lembrar a todos 04 semanas antes e 01 semana antes)
LOCAL DE TRABALHO
•Providenciar arrumação, verificar avisos e retirar bilhetes (1 semana antes)
•Não deixar papéis espalhados (um dia antes)
•Identificar corretamente ou trocar etiquetas das pastas, gavetas e portas (1 semana antes)
•Esvaziar cestos de lixo (um dia antes)
•Separar utensílios pessoais que se encontram próximos a documentos relevantes (uma semana antes)
INSTALAÇÕES
•Assegurar o funcionamento dos equipamentos (4 semanas antes)
•Verificar se todos os interruptores funcionam e trocar todas as lâmpadas queimadas (4 semanas antes) •Remover objetos não permitidos nas áreas de armazenamento (madeiras, material de manutenção, etc.) (uma semana antes)
IDENTIFICAÇÃO
•Verificar se todos os equipamentos possuem registros de identificação (02 dias antes)
•Identificar corretamente e segregar todos os materiais produtivos reprovados (4 semanas antes) •Identificar corretamente armários e prateleiras (4 semanas antes)
•Verificar a identificação dos setores (4 semanas antes)
•Verificar se os equipamentos possuem etiquetas atualizadas comprovando calibração e qualificação (4 semanas antes)
DOCUMENTAÇÃO
•Toda documentação do setor está completa e organizada? (4 semanas antes)
•Existe uma lista de”assinaturas válidas” atualizada? (4 semanas antes)
•Os documentos relevantes do setor estão devidamente assinados? (4 semanas antes)
•A documentação referente aos treinamentos está completa? (4 semanas antes)
•Atualizar todos os POPs (8 semanas antes)
•Remover cópias de POPs não autorizadas (4 semanas antes)
•Todos os POPs pertinentes encontram-se em cada setor? (4 semanas antes)
•Verificar se existem cópias de POPs, tabelas e manuais de operação com marcar, bilhetes, registros a lápis, sem assinaturas e eliminar. (4 semanas antes)
EDIFÍCIOS
•Preparar as áreas externas para melhoria do aspecto visual (grama, bancos lixeiras, etc.) (2 semanas antes)
•Preparar áreas internas para melhoria do aspecto visual (guardar objetos que não estão em uso, manutenções e reparos das instalações, etc.) (8 semanas antes)
•Organizar limpeza básica: 1.Limpeza de teto, grelhas e luminárias (6 semanas antes) 2.Paredes (2 semanas antes) 3.Chão (01 semana antes)
•Verificar vedação das portas e janelas (uma semana antes)
CALIBRAÇÕES/MANUTENÇÕES PREVENTIVAS
Os planos e relatórios estão atualizados? (4 semanas antes)
PESSOAL
•Evitar estranhos circulando nas áreas durante a inspeção (avisar a todos 1 semana antes)
•Todos os funcionários novos foram devidamente treinados? Existem registros? (01 semana antes)
SEGURANÇA
•As duchas de emergência funcionam, estão limpas? (uma semana antes)
•As geladeiras, freezers e câmaras frigoríficas estão dentro da especificação? (2 semanas antes) •Pessoal está obedecendo às normas de segurança (sapatos fechados, capacetes – há o suficiente? (uma semana antes).
